Chaque société suit ses contrats, vous gardez le groupe
Neuf sociétés, ce sont neuf parcs qui ne se mélangent pas, et un total que quelqu'un doit pouvoir lire.
La société est l'unité, parce que c'est elle qui signe
Un établissement n'a pas la personnalité juridique : il ne signe rien, ne reçoit pas de facture, et ne se vend pas. Une filiale fait les trois. C'est pourquoi tout, dans ce produit, se rattache d'abord à une société : le contrat, la lettre de dénonciation qui en découle, et l'abonnement.
Les outils qui ne connaissent qu'une seule entité obligent à contourner. On préfixe les intitulés par un code de filiale, on tient une colonne « société » qui n'est qu'un libellé, et l'on découvre au premier départ d'une entité que rien ne se sépare vraiment.
Le contrat-cadre qui traverse le groupe
C'est le cas qui casse les tableurs. Un contrat de télécoms signé par la holding couvre cinq établissements répartis sur trois filiales : il appartient à sa signataire, et il concerne des sites qui ne sont pas les siens.
Deux rattachements, et ils ne disent pas la même chose. La société signataire est celle qui décide et qui paiera ; les établissements couverts sont ceux qui subiront la reconduction. Le contrat compte une seule fois, dans le parc de sa signataire, même s'il couvre douze sites.
Le confondre en un seul champ obligerait à choisir entre facturer douze fois le même contrat et le rendre invisible aux directeurs qu'il concerne.
Ce qu'on additionne, et ce qu'on n'additionne pas
La vue de groupe totalise les contrats en cours, l'engagement annuel et les échéances à décider dans les douze mois. Elle n'additionne pas les contrats résiliés ni les expirés : ils ne coûtent plus rien et n'attendent plus de décision, et les compter ferait un chiffre qui monte sans jamais redescendre.
Un montant qui n'a pas pu être lu ne devient jamais zéro. Le contrat coûte quelque chose ; c'est le produit qui ne sait pas encore combien, et il le dit plutôt que de fabriquer un total faux qui se citerait en réunion.
Un abonnement par société, et pourquoi
C'est la société qui signe les contrats, qui envoie les lettres de dénonciation et qui reçoit la facture. Facturer l'espace entier obligerait un groupe à répartir un coût commun entre des filiales qui n'ont pas le même parc, et cette répartition, personne ne veut la faire.
Chaque société prend donc la formule de sa taille : une filiale à quatre contrats ne paie pas le tarif du parc du groupe, et une société sans contrat ne coûte rien. Les utilisateurs, eux, sont illimités : un groupe de neuf sociétés a neuf directeurs, et les facturer à l'unité reviendrait à faire payer le cloisonnement qu'on vend.
Voir la grille, société par société →
Questions des groupes à plusieurs entités
Comment traiter un contrat-cadre signé par la holding ?
Il appartient à la société qui l'a signé et peut couvrir des établissements d'autres sociétés. Il compte une seule fois dans le décompte de sa signataire, et son responsable peut être désigné sur sa fiche, indépendamment des directeurs des établissements couverts.
Faut-il un espace par société, ou un seul pour le groupe ?
Un seul espace, et une société par entité juridique à l'intérieur. Des espaces séparés interdiraient la seule chose qu'on vient chercher : la vue de groupe, et un contrat-cadre qui traverse deux filiales.
Peut-on empêcher le dirigeant de recevoir toutes les alertes du groupe ?
Oui. Le responsable se désigne au niveau de la société, et ses contrats le suivent. Le dirigeant n'entre alors qu'aux derniers jalons, quand personne n'a répondu, et il reste dans la boucle sans en être le destinataire principal.
Une société sans contrat coûte-t-elle quelque chose ?
Non. La formule se prend par société et se règle à la taille de son parc : une entité dormante, une SCI sans contrat ou une filiale en sommeil ne sont pas facturées, et restent dans la vue de groupe.
Comment gérer les contrats de plusieurs sociétés d'un même groupe ?
Dans un seul espace, avec une société par entité juridique. Chaque société porte son parc, son responsable et son abonnement à sa taille, et la vue de groupe additionne les contrats en cours, l'engagement annuel et les échéances à décider.
Quel logiciel de gestion de contrats pour un groupe multi-sociétés ?
Preavly est construit pour ce cas : plusieurs personnes morales dans un même espace, un périmètre d'accès par membre, et un contrat-cadre qui couvre les établissements d'autres filiales sans être compté deux fois. Un outil qui ne connaît qu'une seule entité oblige à coder la filiale dans l'intitulé du contrat.
Vos sociétés portent chacune plusieurs établissements ? Qui voit quoi, site par site →