Ce que coûte une échéance ratée

Une reconduction ratée ne coûte pas quelques semaines de contrat de trop. Elle coûte une période entière — le plus souvent douze mois — pendant lesquels le prix ne se renégocie pas, le prestataire ne change pas, et la seule sortie est un accord amiable qu'on n'obtient pas toujours.

Le calcul sur un parc réel

Prenons cinquante contrats fournisseurs, ce qui correspond à un groupe de trois ou quatre restaurants. Le montant annuel moyen d'un contrat de services tourne autour de 4 000 €.

Sur cinquante contrats à échéance annuelle, il s'en joue environ quatre par mois. Rater un seul dans l'année, c'est reconduire 4 000 € sans l'avoir décidé. En rater trois — ce qui n'a rien d'exceptionnel quand personne n'est nommément chargé de les suivre — c'est 12 000 € engagés par défaut.

Ce n'est pas de l'argent perdu : le service est rendu. C'est de l'argent non arbitré. La différence tient en une question : aurait-on signé au même prix si on avait eu le choix ?

Pourquoi ça arrive à des gens attentifs

La date qui compte n'est écrite nulle part. Le contrat donne un terme et une durée de préavis ; la date limite est la soustraction des deux, et elle tombe des mois avant l'échéance — un contrat qui finit le 31 décembre se joue le 30 septembre.

À cette date, rien n'attire l'attention sur lui. Le prestataire n'a aucun intérêt à prévenir, et entre professionnels, aucune obligation d'information ne l'y oblige.

Ce qui marche, et ce qui ne marche pas

Un tableur partagé fonctionne les trois premiers mois. Il cesse de fonctionner quand une colonne n'est plus remplie, quand un contrat est signé sans être saisi, ou quand la personne qui le tenait change de poste. Aucun de ces trois événements ne se signale.

Ce qui tient dans la durée a trois propriétés :

• la date limite est calculée, pas saisie — une date recopiée à la main se trompe une fois sur dix, et personne ne le vérifie ;
• l'alerte part à quelqu'un de nommé, pas à une liste de diffusion. Envoyée à tout le monde, elle n'est adressée à personne : chacun suppose que l'autre s'en occupe ;
• répondre est plus rapide que ne pas répondre. Une alerte à laquelle on ne peut rien répondre revient au jalon suivant, puis au suivant, jusqu'à ce qu'on cesse de les lire.

Le chiffre qu'il faut regarder

Ce n'est pas le nombre de contrats surveillés. C'est le nombre de contrats reconduits sans décision sur les douze derniers mois. C'est celui qu'on veut voir descendre à zéro, et c'est le seul qui dise si la surveillance sert à quelque chose.